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选购视频会议:关键在于“如何开会”!

    作为企业客户,尤其是中小企业客户、预算有限的客户,如何选择视频会议系统呢?这个问题的答案并不复杂,主要的选择模式无外乎有三种。

 
  第一,看别人用了什么,看政府机关用了什么、中石油,中石化这些巨头用了什么、或者去看自己的兄弟企业,行业伙伴用了什么;第二,看谁的视频会议系统更为先进、介绍花哨、科技名词多、专利技术强大;第三,通过深入研究自己的业务流,找到自己到底需要什么,购买合适且开放易于升级的产品。
 
  以上三种选购方式都具有合理性。比如,参照别人的方式,如果真的有合适的参考目标,那将是事半功倍的方法;而以产品的先进性为主要选择要点,也符合科技行业最流行的“思维方式”——谁都不想购买的产品很快又被淘汰。但是,这两种方式也很容易出现“选择误差”:即产品固然优秀,却最终不适用于自己的业务流程。所以,最好的选购方式是第三种,以自己业务需求为中心的选择原则。
 
  但是,对于很多人“业务需求”这个表述依然是“如此的高大上”。再小的公司也会五脏俱全,业务流程包含方方面面。各种的业务环节到底哪些能决定“视屏会议”系统的选购呢?对这个问题还可以再次简化:将思考“业务需求”,变成思考“怎样开会”。
 
  视频会议系统的核心应用和意义离不开“开会”这两个字。视频会议系统的发明就是为了能够更好的解决“不同地域范畴内人员即时开会的问题”——也许,此前的电话沟通、电报沟通、电子邮件沟通已经部分解决“不同地域人员即时开会”的问题。但是,这些沟通方式做不到“声情并茂”,无法将肢体语言,众多人的集中的情绪态度传达给对方,进而造成了沟通效率的下降。如果采用高清视频会议系统,那么这些问题就会迎刃而解:高清晰的同步音视频应用,将最大限度的拉近空间距离,创造类似面对面的会商氛围和效果。
 
  不过,高清视频会议系统的意义还不只于“人和人的沟通”,他还是“人和物”的沟通的好帮手——在这一点上,传统远程通信技术无法与之媲美。通过高清视频,能够实时展示对具体产品、文件的“操作、调试、应用和最终效果”。对于视频会议的此种神效,可以拿远程销售行业做例子说明:对于传统的电话销售,人们理解产品完全靠听、说、问和日常经验的参照。但是,变成了电视销售,则可以具体演示、展现产品细节,达到最接近真实使用的推销效果。——视频会议系统所延伸出的这种“人和物”的沟通,就是该行业最常提到的“办公协同”应用的最核心部分。
 
  知道了视频会议系统的核心应用和意义,就可以将这种技术系统与企业的“日常业务”,特别是“开会”流程整合起来。对此,还要以举例的方式做具体说明:
 
  比如,某企业遇到一个新客户,提出了新的产品设计或者服务要求:这不仅需要销售部门和技术开发部门做出表态,由于要引入新的研发设计,便会产生更高的服务成本,这就需要企业主管甚至老总拍板。但是,不巧的是,销售团队在北京、技术团队在上海,老总休假去了三亚。为了最多一天半天,甚至一个小时就能完成的会议,着实不值得将三地人员大费周章的集中到一起。
 
  这时候,视频会议系统就可以发挥作用了。比如,采用厦门亿联公司专为中小企业定制的yealink VC400系统,主系统MCU VC400部署在上海的研发部门会议室;一个VC120分支系统部署在北京销售部门会议室;另一个分支系统部署在上海研发部门的实验和展示中心。而远在三亚的老总则使用3G视频手机和电脑PC接入会议系统。在系统中研发和销售部门可以分别发言,同时研发部门可以展示项目改进的模拟效果。每个部门和参与者可以应用该套系统的双屏功能,同时观看人物发言视频、文档材料和实物展现。最后,公司老总可以具体的在项目文件上“圈点勾画”给出最终的决策意见。同时,这一系列的过程,可以再任何的一个客户端,VC400或者VC120系统上形成完整录像。
 
  以上这个例子,具体说明了视频会议用于一般会议流程时“每一部分、每一步骤具体做什么”。作为系统使用者,客户最需要了解和思考的既是,到底自己的那些业务有需要、也能够装入“视频会议”,并以此为基础进行产品选购。
 
  解决这个问题就需要再回到“如何开会”的话题:这个问题可以细分为如下情况。1.会议是传达型的会议,核心领导讲话、部门领导表态即完毕;2.会议是讨论性的会议,有很多即时的发言、具体文件,物品的展示;3.会议是学习型的会议,主要是主讲人发言,辅助部分人员的提问,展示多以文件为主;4.会议是临时性的会议,随时有新的人员加入,甚至有其他通信手段和系统加入;5会议是流水型的会议,主要会议主持人员不动,但是其它会议参与者独立分组加入,相当于多个会议连续开;6.会议以现场观摩为主,需要多种通信支持,双屏双流显示,移动通信支持;7.会议是危机处理和决策性的,需要特种设备信号支持和多种通信系统支持……等等。
 
  以上这些分类,难以概括所有的会议系统应用场景。但是,由这些分析却可归纳出一系列的产品应用特点:首先是上文已经提到的“多方人员沟通”、“人与物的沟通”、“双屏双流”、“多通信手段”等,但是除此之外还会有另一个问题,那就是系统兼容需求。这个兼容性主要包括两方面的意义:一是,系统能扩展功能,软件不断升级,融合更多的统一通信概念;二是此系统能和外部品牌的产品无缝连接、配合应用。尤其是后者,对于好的视频会议系统是必须的条件。
 
  比如,企业销售和研发部门可能同时需要与客户沟通。但是客户企业却没有“义务”采购完全一样的视频会议系统。在这种情况下,亿联V400系列产品就能发挥更好的应用效果:该系统采用了H.264 High Profile算法、支持宽带自适应,在同等视频质量下节省50%的带宽需求,能够适应“不同及更恶劣的宽带环境”;该系统采用H.323和SIP双协议,广泛兼容其他主流视频会议系统及终端、统一通信平台及IP-PBX,让用户升级扩容无忧;该系统更采用了能与视频话机、移动终端(智能手机、Pad)实现互联互通的多种通信系统融合技术,扩大产品的外周应用和兼容范畴。
 
  融入既有的业务流程,满足既有会议形式需求,同时具有更好的兼容和扩展性:这是对一款好的视频会议系统的最基本要求。如果还要针对中小企业用户提出一些“进阶性”的需求,那么易于部署和维护、综合成本低,性价比高将是另两个必须的条件。在这方面,亿联VC400系列产品是不错的表率。
 
  目前,视频会议系统已经更为深入与广泛的应用到生产、生活和诸多管理领域。尤其是对于中小企业,降低差旅成本、提升沟通效率、助理企业发展,视频会议正在成为必备的业务发展利器。选好、用好视频会议,已经是很多企业IT部门、各主要业务部门的“必修课”。本文的目的就在于用“如何开会”这样一个最简单的模式,告诉更多的消费客户“高科技并不复杂”,选购应用都可以如此简单。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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